Büro Yönetimi Ders Notları

Büro Yönetimi Ders Notları

Büro, vatandaş/müşteri hizmetlerinin yürütüldüğü ve yönetildiği yönetim merkezidir.
Örgütsel tüm iş ve işlemler büroda başlar, büroda biter. (N.A.)

Kamusal ve özel tüm kurum ve kuruluşlarda yönetici asistanı, yönetici sekreteri, özel kalem müdürü, şube müdürü, büro müdürü, büro amiri, büro şefi, büro memuru ya da sekreter olarak çalışan yöneticilerin ve görevlilerin bürokratik bilgi ve becerileri, örgütsel ve yönetsel yaşamda başarının temel etkenidir. Zira, bürolarda üretilen bütün iş, işlem ve etkinlikler, örgütte üretilen tüm iş ve etkinliklerin kalitesini gösterir. Bu yüzden, büro yöneticilerinin, büro görevlilerinin ve özellikle yönetici sekreterlerinin niteliği, örgütlerde yönetimin ve yöneticilerin başarısı açısından son derece önemlidir. Bu nedenle, başta yönetici sekreterlerinin ve büro yöneticilerinin yönetsel ve bürokratik konularda kendilerini iyi yetiştirmeleri, kişisel ve örgütsel başarı açısından zorunludur. Çünkü bir yöneticinin başarısının arkasında iyi yetişmiş, bilgili, becerikli büro yöneticilerinin ve yönetici sekreterlerinin büyük etkisi ve katkısı vardır.

Kitap ta, büro yönetimi ve yönetici sekreterliği ile ilgili olarak aşağıda yer alan bürokratik, yönetsel ve görevsel konular örnekler ve örnekolaylarla ayrıntılı olarak açıklanmıştır. Böylece, kamusal ve özel tüm örgütlerde çağdaş büro yönetimi ve yönetici sekreterliği alanında nitelikli elemanlar yetiştirmek ve bu alanda çalışanların niteliklerini, bilgi ve becerilerini geliştirmek; kişisel, yönetsel ve örgütsel başarılarına katkıda bulunmak amaçlanmıştır.

Büro Türleri ve Özelikleri

Örgütlerde kurulan ve çalışan bürolar nitelikleri, yürüttükleri iş ve işlemler, hizmet ve etkinlikler açısından beş türe ayrılmaktadır:
a. Özel Bürolar
b. İdari Bürolar
c. Fonksiyonel Bürolar
d. Teknik Bürolar
e. Post-Modern (Sanal) Bürolar.

Büro İşleri ve Büro Hizmetleri

Örgütlerde yürütülen büro işleri ve büro hizmetleri (bürokratik iş ve etkinlikler) şunlardır:

Gelen-giden evrak kayıt işleri,

Haberleşme; yazışma ve raporlama işleri,

Dosyalama ve arşivleme işleri,

Bilgi toplama, veri kayıt ve değerlendirme işleri,

Mali işler (bütçe, ödenek, tahakkuk, hesap işleri),

Personel işleri (birim personelinin özlük ve sicil işlemleri; sağlık, izin, rapor, kadro, terfi, görevlendirme, yer değiştirme, ödül ve disiplin iş ve işlemleri),

Ayniyat ve demirbaş işleri,

Büro makine ve malzemelerinin alımı, kullanımı, bakımı, onarımı ve korunması işleri,

Form, tablo, grafik ve şema hazırlama/çizme işleri,

Fotokopi ve faks işleri.

Büro Yöneticilerinin Görevleri ve Yetkileri

Büro Yöneticilerinin Görevleri: Büro yöneticisi (büro müdürü, büro amiri, büro şefi; özel kalem müdürü, yönetici asistanı ya da yönetici sekreteri) örgütte ve/veya birimde, büro işlerini ve hizmetlerini, örgütsel ve yönetsel iş ve işlemleri işbirliği ve eşgüdüm içerisinde planlayan, programlayan, birlikte çalıştığı ve sorumlu olduğu personeli motive ederek amaca yönelten; personelini iş başında yetiştiren; personelin yaptığı işleri sürekli olarak kontrol ve nezaret eden; birimde/büroda gerekli iş bölümü, iş dağıtımı, iş analizi, iş ölçümü ve iş değerlemesi yapan; büroda uygulanan yönetsel işlem, yöntem ve süreçleri düzenleyen ve iş verimini yükselten; haberleşme ve yazışma işlerini yürüten; yazı ve belgelerin kayıt, dosyalama ve arşivleme işlerini yapan; büronun demirbaş, makine, malzeme, kitap ve kırtasiye gereksinimini sağlayan; büro personelinin mali ve özlük haklarını takip eden; ödenek ve ödeme işlerini yerine getiren; örgütün/birimin mal ve/veya hizmet üretimiyle ilgili olarak gerekli bilgileri toplayan ve bu bilgileri değerlendirerek üstlerine sunan; büro işlerini ve etkinliklerini uyum içinde, etkili ve verimli bir şekilde yürüten ve yöneten kişidir.
Büro Yöneticilerinin Yetkileri: Örgütlerde büro yöneticilerinin mevzuatta yer alan kurumsal yetkileri yanında, yönetim hukukundan ve yönetim biliminden doğan ortak yetkileri de vardır. Büro yöneticilerinin yönetsel ve işlevsel yetkileri şunlardır:  Temsil Etme,  Teklif Etme, Teknik Sorunları Çözme ve Karar Verme,  İnisiyatif Kullanma, Personeli Yönetme ve Yöneltme, Görevlendirme ve personele Görev Verme, İzin Verme, Personeli Değerlendirme (Sicil Verme), Emir Verme, Uygulama ve Uygulatma (İcra), Kontrol ve Nezaret Etme, İmza Etme (Yönetimde en önemli yetki, imza yetkisidir. İmza yetkisi olmayan bir yönetici, yönetici değildir. Örgütlerde büro yöneticilerinin imza yetkileri (büro yöneticisi tarafından imzalanması gereken yazılar ve belgeler) kitapta ayrıntılı olarak verilmiştir.)

Büro Yönetimi Teknikleri

İş Planlama

İş Örgütleme

İş Basitleştirme

İş Düzenleme

İş Verimini Yükseltme

İş Analizi ve İş Tanımlama

İş Etüdü ve İş Ölçme

İş Değerleme 

Bürolarda İş Basitleştirme Ve İş Verimini Yükseltme Teknikleri 

5N1K Yöntemi: Örgütte uygulanan yöntem ve süreçlerde, yürütülen iş ve işlemlerde, üretilen hizmet ve etkinliklerde Ne, Niçin, Nasıl, Nerede, Ne Zaman ve Kim sorularının sorulması ve bunların yanıtlanmasıdır:

NE yapılıyor                        NE yapılmalı

NİÇİN yapılıyor                    NİÇİN yapılmalı

NASIL yapılıyor                   NASIL yapılmalı

NEREDE yapılıyor                NEREDE yapılmalı

NE ZAMAN yapılıyor             NE ZAMAN yapılmalı

KİM yapıyor                         KİM yapmalı

Ne ve Niçin yapılmalı soruları ile örgütte gereksiz işlemler ortadan kaldırılır ya da azaltılır.
Nasıl yapılmalı sorusuyla, örgütte uygulanan yöntem değiştirilir, geliştirilir veya basitleştirilir.
Nerede ve Ne Zaman yapılmalı soruları ile örgütte işin yapılış zamanları, süreleri, yeri, sırası yeniden düzenlenir.
Kim yapmalı sorusuyla da örgütte görev, yetki ve sorumluluklar belirlenir ve astlara yetki devredilir.

Daha Az / En Az Yöntemi: Örgütte yürütülen iş ve işlemlerde, hizmet ve etkinliklerde DAHA AZ veya EN AZ yöntemi uygulanarak tüm iş ve işlemler;

Daha az/ en az SÜREDE

Daha az/ en az PARA ile

Daha az/ en az PERSONEL ile

Daha az/en az MAKİNE, MALZEME, ARAÇ-GEREÇ ile

Daha az/ en az YERDE

Daha az/ en az MESAFEDE

Daha az/ en az ÇABA ile yapılarak yeniden düzenlenir, maliyetler azaltılır ve iş verimi artırılır.

c. Neye/Kime Yarar Yöntemi: Örgütlerde, yapılan her iş ve işlemi neye yarar ya da kime yarar ölçütüyle sorguladığında her iş ve işlem en az %50 azaltır, kolaylaştırır ve iş verimi artırılır.

d. Yazılı Bildirim (Beyan)Yöntemi: Vatandaş/personel iş ve ilişkilerinde beyan yöntemiyle tüm iş ve işlemleri sıfırlanır.

e. Form Geliştirme ve Standardizasyon Yöntemi:

Resmi Yazışma ve Rapor Yazma

Yazı personelin kalitesini, personel de kurumun kalitesini yansıtır (N.A.)

Resmî Yazılar (Türleri ve Özellikleri): Kamu ve özel tüm kurum ve kuruluşlarda kullanılan resmî yazılar şunlardır: Normal yazı, Dağıtımlı yazı, İvedi yazı, Günlü / Süreli yazı, Gizlilik dereceli yazı, Önemli yazı, Parasal (akçalı/mali) yazı, Onay, Genelge / Tebliğ, Bilgi notu (Andıç), Elektronik yazı (e-posta), Form yazı,  Tekit, Faks (Mesaj), Takrir, Karar, Rapor, Protokol, Sözleşme, Vekâletname, Şartname, Tutanak (Zabıt), Mazbata, Tezkere, Müzekkere, İlam, Duyuru (İlan), Protokol yazıları (mektup, tebrik, teşekkür, takdir, taziye, tarziye, davetiye).

Dosyalama ve Arşivleme

Evrak - Dosya - Arşiv Hizmetlerini Örgütleme

Örgütlerde Gelen-Giden Evrak İşlemleri

Dosyalama ve Dosyalama Sistemi

Kurumsal Dosya Planı

Başbakanlık Standart Dosya Planı

Bilgisayar Ortamında Dosyalama

Arşivleme

Büro Personel Yönetimi

Büro Personeli Yönetim Teknikleri

Büro Yönetiminde Ast-Üst İlişkileri ve Davranış Biçimleri

Bürolarda Çalışanların Gereksinimleri ve Beklentileri


Yönetici Sekreterliği (Yönetici Asistanlığı)

Sekreterlik Türleri

Günümüzde yönetici sekreterliği bilimsel temele dayanan profesyonel bir meslektir ve yönetimde ayrı bir uzmanlık alanıdır. Bu yüzden, kamusal ve özel bütün örgütlerde çeşitli sekreterlik meslekleri vardır. Türkiye de kamusal ve özel örgütlerde var olan sekreterlik meslekleri ve çalışma alanları şunlardır:

Özel kalem müdürü (kamuda)

Yönetim kurulu büro müdürü ya da yönetim kurulu büro sekreteri (Kamu iktisadi kuruluşlarında yönetim kurullarında)

Özel kalem sekreteri (kamuda özel kalem müdürlüklerinde ve birim başlıklarında)

Büro sekreteri (kamuda birimlerde)

Şef-sekreter (özel kalem ya da sekreterlik büro amiri)

Fakülte sekreteri (üniversitelerde)

Bölüm sekreteri (üniversitelerde)

Yönetici sekreteri (kamuda ve özel sektörde)

Yönetici asistanı (özel sektörde)

Teknik sekreter (mühendislik bürolarında)

Tıp sekreteri (hastanelerde ve muayenehanelerde)

Hukuk (avukat) sekreteri (hukuk bürolarında)

Emlak sekreteri (emlak yönetiminde)

Muhasebe sekreteri (muhasebe bürolarında)

Finans sekreteri (kredi ve finans örgütlerinde)

Mali sekreter (mali müşavirliklerde)

Ticari sekreter (ticari kuruluşlarda)

Turizm sekreteri (otellerde ve turizm şirketlerinde)

İşletme sekreteri (işletmelerde ve şirketlerde)

Basın sekreteri (basın kuruluşlarında, uluslararası diplomatik kuruluşlarda)

Film sekreteri (sinema-film sektöründe)

Organizasyon sekreteri (uluslararası kuruluşlarda)

Spor sekreteri (spor örgütlerinde, spor kulüplerinde)

Kat sekreteri (okullarda, otellerde, hastanelerde vb.)

Yönetici Sekreterinin Kişisel ve Görevsel Nitelik ve Özellikleri

Yönetici Sekreteri (Yönetici Asistanı) Adaylarında Aranan Nitelikler (Gazeteler):

30/35 yaşını geçmemiş olmak

En az 2-5 yıl konusunda çalışmış / deneyimli olmak

Bayan olmak

Üniversite mezunu olmak

Bilgisayar bilgisine sahip olmak. MS Office programlarını (Word, Excel, Powerpoint) etkin biçimde kullanmak. Lotus  Notes uygulamasını bilmek

İyi derecede İngilizce / Fransızca bilmek (İkinci dil olarak Almanca ya da Fransızca bilmek)

Giyimine özen göstermek

Güler yüzlü, sempatik ve prezantabl olmak

Temsil ve ifade yeteneği yüksek olmak

Diksiyonu düzgün olmak

Dikkatli, düzenli ve sistemli çalışmak

Güvenilir olmak

Esnek çalışma saatlerine ve yoğun iş temposuna uyum sağlamak

İnsan ilişkileri ve sosyal yönü güçlü olmak

Yazışma, raporlama ve dosyalama bilgi ve deneyimine sahip olmak

Telefon trafiğini etkin biçimde yönetebilmek

İletişim becerileri gelişmiş olmak

Büro makinelerini kullanmayı bilmek

Ofis / büro yönetimi konusunda bilgili ve yetenekli olmak

Üst düzey yöneticiliğe asiste edebilmek

Yöneticilik yeteneğine sahip olmak

Planlama ve organizasyon yeteneğine sahip olmak

Takım çalışmasına uyumlu olmak

Kendine güvenmek ve inisiyatif sahibi olmak

Gelişime açık olmak

İş takip yönü kuvvetli olmak

Kuruluşun, kurumsal kimliğini taşıyabilmek

Yurt içi ve yurt dışı seyahatlere engeli olmamak

Aynı şehirde ikamet etmek

B sınıfı sürücü belgesine sahip olmak ve aktif olarak araç kullanabilmek.

Sekreterlik Becerileri

Davranış Yönetimi

İletişim Yönetimi

Telefon Yönetimi

Ziyaretçi ve Konuk Yönetimi

Zaman Yönetimi

Sekreterlik Hizmetleri

Randevuları Düzenleme

Seyahat Organizasyonu

Toplantılarda Sekreterlik Görevleri

Büro Hostesliği

Büro İşleri ve Büro Hizmetleri

Sekreterin Giyim ve Bakımı

İş ortamında giyilen kıyafet; kuruma, işe ve mesleğe, mevkiye ve statüye, maksada, mekâna ve ortama, yaşa ve vücuda, mevsime ve zamana, topluluğa, modaya, kişiye ve zevke, maddi olanaklara uygun; tarz ve renk olarak da uyumlu olmalıdır.

Sekreter Adaylarının İş Başvurusu (Dilekçe ve CV Yazma) İş Görüşmesi Yapma

İş görüşmesinde imaj ve izlenim olarak giyim ve görünüm %60, iletişim (konuşma ve ses) %30, bilgi % 10 etkilidir. İyi bir imaj, bilgi ve beceriyi dokuza katlar. Bilmek gerekir ki, iş görüşmesinde en etkili kişilik kendiniz olmak ve aynı zamanda uygun, uyumlu ve olumlu olmaktır.

Adınız :
Mailiniz :
Yorumunuz :
Doğrulama Kodu :